Robotik Süreç Otomasyonu Nedir? RPA Nasıl Çalışır?

Robotik süreç otomasyonu (RPA), normalde insanlar tarafından bilgisayarlarda gerçekleştirilen tekrarlayan, kural tabanlı görevleri tamamlamak için dijital botlar kullanan yazılım tabanlı bir otomasyon teknolojisidir. RPA botları, önceden tanımlanmış talimatlara göre veri girebilir ve aktarabilir, işlemleri işleyebilir, kayıtları güncelleyebilir, raporlar oluşturabilir, dosyaları yönetebilir ve birden fazla uygulamayla etkileşim kurabilir.

Bu kılavuz, robotik süreç otomasyonunu (RPA), RPA'nın anlamını, RPA sürecinin nasıl çalıştığını, başlıca RPA türlerini, uygun otomasyon görevlerini, RPA yazılımlarını ve araçlarını, işletme faydalarını, sağlık ve endüstri uygulamalarını, uygulama yöntemlerini, performans ölçütlerini, yapay zeka entegrasyonunu, zorlukları ve gelecekteki trendleri açıklamaktadır.

Robotik Süreç Otomasyonu Nedir?

Robotik süreç otomasyonu veya RPA, tekrarlayan, yapılandırılmış ve kural tabanlı bilgisayar görevlerini otomatikleştirmek için yazılım botları kullanan bir teknolojidir. Bu botlar, veri girişi, dosya taşıma, kayıt kontrolü, işlem işleme ve iş sistemlerini güncelleme gibi eylemleri gerçekleştirmek için kullanıcı arayüzleri, API'ler veya entegrasyonlar aracılığıyla uygulamalarla etkileşim kurar.

Malzemeleri fiziksel olarak hareket ettiren veya makineleri çalıştıran endüstriyel robotların aksine, RPA robotları yazılımda bulunur. Web sitelerinde, elektronik tablolarda, ERP platformlarında, CRM sistemlerinde, e-postada, veritabanlarında, eski yazılımlarda ve diğer dijital ortamlarda çalışabilirler. IBM, RPA'yı, kurumsal uygulamalar genelinde tekrarlayan işleri yürütmek için kullanıcı arayüzü etkileşimlerini ve API'leri birleştiren yazılım robotik olarak tanımlar.

RPA'nın değeri, öngörülebilir dijital işleri tekrarlanabilir otomatik bir iş akışına dönüştürmesinden kaynaklanır. Bir çalışanın günde yüzlerce kez beş uygulama açması, bilgileri kopyalaması, alanları doğrulaması ve kayıtları güncellemesi yerine, aynı işlem dizisi bir kez yapılandırılabilir ve yazılım botları tarafından tutarlı bir şekilde yürütülebilir.

RPA Ne Anlama Geliyor?

RPA, Robotik Süreç Otomasyonu anlamına gelir ve önceden tanımlanmış talimatları izlemek ve daha önce manuel insan müdahalesi gerektiren tekrarlayan dijital görevleri gerçekleştirmek için yazılım robotlarının kullanımını tanımlar.

"Robotik" kelimesi yanıltıcı olabilir çünkü RPA normalde fiziksel bir robot içermez. Enterprisers Projesi, robotun fiziksel veya sanal bir bilgisayarda çalışan ve veri kopyalama, dosya taşıma, alan doldurma ve çok adımlı iş akışlarını takip etme gibi insan-bilgisayar etkileşimlerini yeniden üreten bir yazılım olduğunu açıklıyor.

RPA'yı anlamanın basit bir yolu şöyledir:

Kuralları İnsan Belirler → Yazılım Botu Kuralları Uygular → İş Görevi Otomatik Olarak Tamamlanır

Bu ayrım, otomasyonu değerlendiren şirketler için önemlidir. RPA, görevin zaten açık bir mantığı olduğunda en güçlüdür. Çalışanlar bir kararın nasıl alındığını tutarlı bir şekilde açıklayamazlarsa, geleneksel RPA genellikle yapay zeka veya insan incelemesi olmadan bu kararı güvenilir bir şekilde otomatikleştiremez.

RPA Ne İş Yapar?

RPA, veri girişi, bilgi aktarımı, işlem işleme, dosya yönetimi, kayıt doğrulama, raporlama ve yazılım uygulamaları arasındaki rutin etkileşimler gibi yapılandırılmış dijital eylemleri otomatikleştirir.

Bir bot, e-posta ekini açabilir, fatura numarasını çıkarabilir, satın alma siparişini kontrol edebilir, onaylanmış bilgileri bir ERP sistemine girebilir, bir elektronik tabloyu güncelleyebilir ve bir onay mesajı gönderebilir. İş akışı, bir programa, sistem olayına, kuyruğa veya bir çalışan tarafından başlatılan bir eyleme göre çalışabilir.

Yaygın görevler şunlardır:

• Veri girişi ve veri çıkarma
• Dosya ve klasör yönetimi
• Fatura işleme
• Sipariş düzenleniyor
• Rapor oluşturma
• Kayıt doğrulama
• E-posta işleme
• Hesap güncellemeleri
• Veri göçü
• Planlanmış mutabakatlar

SAP de benzer şekilde RPA'yı, insan kullanıcılara benzer şekillerde tıklama, yazma, veri taşıma ve uygulamalarla etkileşim kuran, ancak otomatikleştirilmiş işlemler gerçekleştiren yazılım botları olarak tanımlıyor.

Önemli sınır yargıdır. Geleneksel RPA, kendisine öğretilen adımları gerçekleştirir. Belirsiz belgeleri anlama, müşterilerle müzakere etme, belirsiz dili yorumlama veya stratejik kararlar alma yeteneğine sahip değildir. Bu görevler yapay zeka, diğer yazılım mantığı veya insan müdahalesi gerektirir.

İşletmeler İçin RPA Neden Önemli?

RPA, işletmeler için önemlidir çünkü tekrarlayan manuel işleri azaltırken işlem hızını, tutarlılığı, operasyonel kapasiteyi, denetlenebilirliği ve çalışan verimliliğini artırabilir.

Rutin dijital görevler, önemli bir muhakeme gerektirmeden çalışanların zamanının büyük bir bölümünü tüketir. Uygun görevler otomatikleştirildiğinde, çalışanlar ekranlar arasında tekrar tekrar bilgi aktarmak yerine müşteri iletişimi, analiz, mühendislik, istisna yönetimi, karar verme ve süreç iyileştirmeye daha fazla odaklanabilirler.

UiPath, RPA'nın başlıca iş avantajları olarak daha hızlı yürütme, tutarlı işleme, veri giriş hatalarının azalması, uygun yerlerde 7/24 çalışma, daha düşük yeniden işleme ve ölçeklenebilir otomasyonu vurguluyor. Ayrıca, botların her iş akışının sıfırdan yeniden oluşturulmasını gerektirmeden birbirinden bağımsız sistemleri ve eski uygulamaları birbirine bağlayabileceğini de belirtiyor.

Bu nedenle en güçlü iş gerekçesi sadece "manuel iş gücünü ortadan kaldırmak" değildir. Şirketler, otomasyonun işlem süresini kısaltıp kısaltmadığını, darboğazları ortadan kaldırıp kaldırmadığını, hizmet seviyelerini iyileştirip iyileştirmediğini, kapasiteyi artırıp artırmadığını veya hata kaynaklı maliyetleri düşürüp düşürmediğini belirlemelidir. Ayda sadece birkaç dakika süren bir süreç, teknik olarak otomatikleştirilebilir olsa bile, bir RPA projesini haklı çıkarmayabilir.

RPA, geleneksel otomasyondan nasıl farklıdır?

RPA, geleneksel otomasyondan farklıdır çünkü mevcut uygulama arayüzleri aracılığıyla işleri otomatikleştirebilirken, geleneksel yazılım otomasyonu genellikle API'lere, veritabanlarına, özel entegrasyonlara, komut dosyalarına veya temel sistemlerdeki değişikliklere daha fazla bağımlıdır.

faktör	Güney Afrika	Geleneksel Otomasyon
Ana etkileşim	Kullanıcı arayüzü, uygulamalar, API'ler	API'ler, veritabanları, özel kod
Geliştirme yaklaşımı	Genellikle düşük kodlu	Genellikle geliştirici odaklı
Eski sistem desteği	Güçlü	Entegrasyona bağlı
En iyi kullanım	Tekrarlayan dijital iş akışları	Sistem düzeyinde otomasyon
Uygulama değişiklikleri	Kullanıcı arayüzü botlarını etkileyebilir.	Entegrasyona bağlı
açılma	Genellikle nispeten hızlı	Daha fazla mühendislik gerektirebilir.
Yönetişim ihtiyacı	Yüksek ölçekte	Yüksek ölçekte

RPA, çalışanların doğrudan entegre edilmesi zor olan uygulamalar arasında tekrar tekrar çalışması gerektiğinde değerlidir. Bot, arayüzdeki eylemleri taklit edebildiği için, platformlardan herhangi birini hemen değiştirmeden eski ve yeni sistemler arasında köprü kurabilir. SAP, özellikle eski sistemler ve uygun API erişimi olmayan uygulamalar için bu avantajı vurgulamaktadır.

Ancak, kullanıcı arayüzü otomasyonu otomatik olarak API'lerden üstün değildir. Güvenilir API'lerin bulunduğu yerlerde, doğrudan sistem entegrasyonu, düğmeler ve alanlarla görsel olarak etkileşim kurmaktan daha sağlam olabilir. Güçlü bir otomasyon mimarisi, her süreci bir RPA arayüzünden geçirmeye zorlamak yerine, her adım için en istikrarlı entegrasyon yöntemini seçer.

Robotik Süreç Otomasyonu Nasıl Çalışır?

Robotik süreç otomasyonu (RPA), tekrarlanabilir bir iş akışını, yazılım botlarının uygulamalar, arayüzler, API'ler, kurallar, tetikleyiciler ve istisna yolları aracılığıyla yürüttüğü dijital talimatlara dönüştürerek çalışır. Tipik bir RPA süreci, görevi tanımlar, girdileri ve kararları belirler, botu yapılandırır, iş akışını test eder, dağıtır ve performansı izler.

Modern RPA platformları, ekiplerin bir iş akışının her aşamasında ne olacağını tanımlayabileceği geliştirme ortamları sağlar. Bazı görevler ekran etkileşimini kullanırken, diğerleri API'lere, elektronik tablolara, veritabanlarına, belgelere, e-postalara veya kurumsal sistemlere doğrudan erişir. IBM, kurumsal RPA'yı, aksi takdirde ayrı olan uygulamalar arasında kullanıcı arayüzü etkileşimi ve entegrasyon yeteneklerini birleştiren bir yaklaşım olarak tanımlar.

Basitleştirilmiş bir RPA iş akışı şu şekildedir:

Süreci Tanımla → Kuralları Belirle → Bot Oluştur → Sistemleri Bağla → Test Et → Dağıt → İzle → İyileştir

Adım 1: Kurala Dayalı Bir Süreç Belirleyin

RPA'nın ilk adımı, tekrarlayan, öngörülebilir, yeterince yüksek hacimli ve açıkça tanımlanabilen kurallara tabi bir süreci belirlemektir.

En güçlü adaylar genellikle bilinen girdiler ve çıktılarla aynı işlemlerin tekrar tekrar gerçekleştirilmesini içerir. Örnekler arasında sipariş verilerinin aktarılması, kayıtların mutabakatı, raporların indirilmesi, müşteri bilgilerinin güncellenmesi, standart faturaların işlenmesi veya değerlerin önceden tanımlanmış eşiklere göre kontrol edilmesi yer alır.

Enterprisers Projesi, RPA'nın uygunluğunu değerlendirmek için dört faydalı özellik belirlemiştir: iş akışı kural tabanlı olmalı, düzenli olarak tekrarlanmalı veya öngörülebilir şekilde tetiklenmeli, tanımlanmış girdi ve çıktılara sahip olmalı ve yeterli hacimde gerçekleşmelidir.

Bu seçim aşamasının önemli finansal sonuçları vardır. Aylık 20,000 işlem içeren istikrarlı bir süreci otomatikleştirmek önemli bir değer yaratabilir. Sürekli değişen ve birçok öngörülemeyen istisna içeren bir iş akışını otomatikleştirmek ise iş gücü tasarrufundan daha fazla bakım maliyeti yaratabilir.

Adım 2: Girişleri ve İş Kurallarını Yakalayın

RPA'nın ikinci adımı, iş akışının nasıl işleyeceğini belirleyen girdileri, karar kurallarını, beklenen çıktıları, istisnaları, onayları ve sistem etkileşimlerini tanımlamaktır.

Aşağıda faydalı bir süreç haritası bulunmaktadır:

Tetikleyici → Giriş → Doğrulama → Karar → Eylem → Çıkış → İstisna

Fatura iş akışı için botun tedarikçi bilgilerine, satın alma siparişi verilerine, fatura değerlerine, vergi bilgilerine, onay durumuna ve ERP erişimine ihtiyacı olabilir. Kurallar daha sonra hangi işlemlerin otomatik olarak kaydedilebileceğini ve hangilerinin bir çalışana yönlendirilmesi gerektiğini belirler.

Bu adım, yalnızca ideal süreci değil, gerçek çalışma koşullarını da yakalamalıdır. Faturaların %20'si satın alma siparişi referansı olmadan geliyorsa, bu istisna otomasyona dahil edilmelidir. Aksi takdirde, bot gösterimler sırasında mükemmel çalışabilir ancak üretimde tekrar tekrar başarısız olabilir.

3. Adım: RPA Botunu Yapılandırın

Üçüncü RPA adımı, görevi tamamlamak için gereken iş akışı mantığı, uygulama etkileşimleri, kurallar, koşullar, döngüler, veri dönüşümleri ve istisna işleme mekanizmalarıyla botu yapılandırmaktır.

Birçok robotik süreç otomasyon aracı, eylemlerin iş akışlarına düzenlenmesine olanak tanıyan görsel veya düşük kodlu oluşturucular sunar. SAP ayrıca, kullanıcı eylemlerinin yakalanabileceği ve tekrarlanabilir otomasyon dizilerine dönüştürülebileceği iş akışı kaydını da açıklamaktadır.

Ancak basit kayıt, güvenilir kurumsal otomasyon için yalnızca başlangıç ​​noktasıdır. Üretim botları genellikle doğrulama kuralları, yeniden kullanılabilir bileşenler, güvenli kimlik bilgisi yönetimi, günlük kaydı, kurtarma davranışı, hata yönetimi ve kontrollü dağıtım gerektirir.

Kötü yapılandırılmış otomasyon, ilk sürüm çalışsa bile, sürdürülmesi zor hale gelebilir. Geliştirme standartları önemlidir çünkü bir bot yıllarca üretimde kalabilirken, etrafındaki uygulamalar, iş kuralları, kullanıcılar ve altyapı sürekli değişebilir.

Adım 4: Uygulamaları ve Sistemleri Bağlayın

RPA'nın dördüncü adımı, botu sürecin tamamlanması için gereken her uygulama, veri kaynağı ve dijital ortama bağlamaktır.

Bağlantılar şunları içerebilir:

• ERP sistemleri
• CRM platformları
• Web uygulamaları
• Masaüstü yazılımı
• E-posta
• Tablolar
• veritabanları
• API'ler
• Belge yönetim sistemleri
• İç portallar
• Sanal masaüstleri

RPA'nın popülerleşmesinin nedenlerinden biri, şirketlerin genellikle birbirleriyle iletişim kurmak üzere tasarlanmamış birçok uygulama kullanmasıdır. IBM, RPA'nın API'leri ve kullanıcı arayüzü etkileşimlerini birleştirerek, birbiriyle ilişkisiz kurumsal sistemler arasında görevler gerçekleştirebileceğini belirtiyor.

Olgun bir uygulama, her sistem için en uygun bağlantı yöntemini kullanır. Kullanıcı arayüzü otomasyonu, API'si olmayan eski bir uygulama için uygun olabilirken, modern bir bulut platformu için doğrudan API iletişimi tercih edilebilir.

Adım 5: Otomatik Görevleri Yürütün

Beşinci RPA adımı, bir çalışan, planlama, gelen işlem, sistem olayı veya başka bir tetikleyici süreci başlattıktan sonra botun yapılandırılmış iş akışını yürütmesine izin vermektir.

Örneğin, bir fatura botu şunları yapabilir:

1. Yeni bir faturayı tespit et.
2. Fatura bilgilerini çıkarın.
3. Tedarikçi verilerini doğrulayın.
4. İlgili satın alma siparişini kontrol edin.
5. Miktarları ve değerleri karşılaştırın.
6. Onaylanmış bilgileri ERP sistemine girin.
7. Rota tutarsızlıklarını bir çalışana iletin.
8. Tamamlanan işlemi kaydedin.

Botun her insan hareketini birebir taklit etmesi gerekmez. İyi tasarlanmış bir otomasyon, gereksiz adımları ortadan kaldırabilir, mümkün olduğunca API'lerden yararlanabilir, verileri toplu olarak işleyebilir ve rutin işlemleri istisnai durumlardan otomatik olarak ayırabilir.

Dolayısıyla amaç, verimsiz bir manuel iş akışını daha hızlı bir şekilde yeniden üretmek değil. Daha iyi yaklaşım, önce süreci basitleştirmek ve ardından en büyük iş değerini yaratan sürümü otomatikleştirmektir.

Adım 6: Sonuçları ve İstisnaları İzleyin

RPA'nın son adımı, otomasyon performansını izlemek, başarısız işlemleri ve istisnaları belirlemek, sistem değişiklikleri olduğunda botları güncellemek ve iş akışını sürekli olarak iyileştirmektir. Üretim ortamlarında RPA, üretim verilerini toplayarak, ERP veya MES kayıtlarını güncelleyerek, iş durumunu izleyerek ve işleme veya denetim istisnalarını ilgili ekibe yönlendirerek CNC işleme operasyonlarını da destekleyebilir.

Faydalı izleme verileri arasında işlem hacmi, tamamlama oranı, hata oranı, ortalama işlem süresi, bot kullanılabilirliği, manuel müdahaleler, kuyruk uzunluğu ve işlem başına maliyet yer alır. CNC işleme iş akışları için şirketler, bağlı sistemler aracılığıyla bu bilgilere erişilebiliyorsa, makine durumu, üretim miktarları, denetim sonuçları, takım ile ilgili uyarılar, iş tamamlanması ve planlama değişikliklerini de izleyebilirler.

Üretim RPA'sı, tek seferlik bir otomasyon projesi yerine operasyonel bir sistem olarak ele alınmalıdır. Bir CNC işleme işi denetimden geçemezse, bir makine arıza bildirirse veya üretim verileri önceden tanımlanmış koşulların dışına çıkarsa, bir RPA botu bildirimleri tetikleyebilir, üretim kayıtlarını güncelleyebilir, takip görevleri oluşturabilir veya sorunu mühendislik ve kalite ekiplerine yönlendirebilir. RPA, CNC kontrol cihazının veya işleme programının kendisinin yerini almak yerine, işleme etrafındaki bilgi iş akışını destekler.

Bu, her önemli otomasyonun bir sahibi, dokümantasyonu, uyarı kuralları, değişiklik yönetimi prosedürleri, test senaryoları ve botun işlemi tamamlayamadığı durumlarda tanımlanmış bir yanıtı olması gerektiği anlamına gelir. CNC işleme kullanan üreticiler için, RPA'yı ERP, MES, kalite sistemleri ve makine izleme verileriyle entegre etmek, işleme kararlarını, takım yolu kontrolünü ve kritik kalite değerlendirmelerini uygun mühendislik denetimi altında tutarken üretim görünürlüğünü artırabilir.

RPA'nın Başlıca Türleri Nelerdir?

RPA'nın temel türleri, katılımlı RPA, katılımsız RPA ve hibrit RPA'dır. Akıllı RPA, kurallara dayalı botları, belgeleri, dili, görüntüleri, tahminleri ve temel RPA'nın etkili bir şekilde yorumlayamadığı diğer bilgileri işleyebilen yapay zeka teknolojileriyle birleştirerek bu modelleri genişletir.

Katılımlı ve katılımsız otomasyon arasındaki temel fark, insanların süreçle nasıl etkileşim kurduğuyla ilgilidir. Automation Anywhere, katılımlı, katılımsız ve hibrit olmak üzere üç geniş kategori tanımlarken, SAP katılımlı ve katılımsız otomasyonu iki ana işletim modeli olarak vurgulamaktadır.

RPA Türü	İnsan Katılımı	Tipik Uygulama
katıldığı	Sık	Müşteri hizmetleri, masaüstü desteği
Sahipsiz	Düşük	Arka ofis toplu işleme
melez	Karışık	İstisnalar içeren süreçler
Akıllı RPA	Değişken	Belgeler ve yapay zeka destekli iş akışları

RPA'ya katıldı

Katılımlı RPA, bir çalışanla birlikte çalışır ve genellikle o çalışanın aktif bir iş sürecinde otomasyon desteğine ihtiyaç duyduğu zaman tetiklenir.

Müşteri hizmetleri temsilcisi, müşteriyle konuşurken bir botu devreye sokabilir. Bot, çeşitli sistemlerden kayıtları alabilir, ortak alanları doldurabilir, bilgileri doğrulayabilir ve bir sonraki eylemi hazırlayabilir; bu sırada çalışan, iletişim, onaylar ve karar verme sorumluluğunu üstlenmeye devam eder.

Automation Anywhere, katılımlı otomasyonu, müşteri hizmetleri ve BT yardım masaları gibi etkileşimli süreçlere yardımcı olmak için kullanılan, insan tarafından başlatılan RPA olarak tanımlar.

En büyük avantajı, bağlam gerektiren durumlardan insan faktörünü ortadan kaldırmadan tekrarlayan ekran işlemlerinin otomatikleştirilebilmesidir. Katılımlı RPA, özellikle çalışanların müşteriyle doğrudan etkileşim gerektiren iş akışlarında bilgi arama, kopyalama veya girme işlemlerine önemli ölçüde zaman harcadığı durumlarda etkilidir.

Sınırlaması, çalışanın bizzat bulunma ihtiyacını ortadan kaldırmamasıdır. Süreç bağımsız olarak yürütülebiliyorsa ve gerçek zamanlı insan kararlarına ihtiyaç duymuyorsa, gözetimsiz otomasyon daha büyük operasyonel kapasite sağlayabilir.

Katılımsız RPA

Otomatik RPA, her işlemi başlatmak için bir kişiye ihtiyaç duymadan, önceden tanımlanmış zamanlamalara, tetikleyicilere, kuyruklara veya sistem olaylarına göre bağımsız olarak çalışır.

Tipik uygulamalar arasında gecelik mutabakat, rapor hazırlama, planlı veri aktarımları, hesap güncellemeleri, işlem süreçleri, fatura girişi, envanter senkronizasyonu ve arka ofis yönetimi yer almaktadır.

SAP, gözetimsiz botların bağımsız olarak çalıştığını ve zamanlamalar veya önceden tanımlanmış koşullar tarafından etkinleştirilebileceğini açıklıyor. Automation Anywhere de benzer şekilde, gözetimsiz RPA'yı veri girişi, BT işlemleri ve uygulama entegrasyonu gibi arka ofis faaliyetleri için konumlandırıyor.

Bu model, dijital çalışanların normal ofis saatleriyle sınırlı olmaması nedeniyle uzatılmış çalışma saatlerini destekleyebilir. Bununla birlikte, gözetimsiz çalışma, istisna yönetimi ve izlemeyi daha önemli hale getirir. Gece 2:00'de arızalanan bir bot için uyarı ve kurtarma süreci gereklidir.

Hibrit RPA

Hibrit RPA, katılımlı ve katılımsız otomasyonu birleştirerek botların ve çalışanların aynı iş akışının farklı aşamalarına katılmasına olanak tanır.

Örneğin, gözetimsiz bir bot otomatik olarak 900 standart işlemi işleyebilir. Diğer 100 işlem eksik bilgi, çelişkili değerler veya politika istisnaları içerebilir ve bu nedenle çalışanlara yönlendirilebilir. Bu kararlar tamamlandıktan sonra, bot kalan otomatik adımlara devam edebilir.

Automation Anywhere, hibrit RPA'yı, tek bir yaklaşımla tamamen ele alınamayan süreçleri tamamlamak için çalışanların ve otomasyonların iş birliği yaptığı bir kombinasyon olarak tanımlıyor.

Hibrit modeller, %100 otomasyon girişiminden genellikle daha gerçekçidir. Ekonomik hedef, her türlü insan müdahalesini ortadan kaldırmak olmak zorunda değildir. Deneyimli çalışanların, karar verme gerektiren az sayıdaki işleme odaklanmasını sağlarken, rutin işlerin %80-90'ını otomatikleştirmek daha değerli olabilir.

Akıllı RPA

Akıllı RPA, deterministik RPA yürütmesini, bilgileri yorumlamaya, girdileri sınıflandırmaya, kalıpları tanımaya veya kararları desteklemeye yardımcı olan yapay zeka teknolojileriyle birleştirir.

Olası teknolojiler şunlardır:

• Makine öğrenme
• Doğal dil işleme
• Bilgisayar görüşü
• Akıllı belge işleme
• üretken yapay zeka
• Öngörülü modeller

IBM, akıllı otomasyonu, makine öğrenimi, doğal dil işleme ve bilgisayar görüşü gibi yapay zeka disiplinlerini içeren RPA'nın bir uzantısı olarak tanımlıyor.

Örneğin, geleneksel bir RPA botu yalnızca sabit fatura alanlarından veri okuyabilir. Akıllı belge işleme, öncelikle birçok belge düzeninde tedarikçi adını, değerini, tarihini ve fatura numarasını belirleyebilir; ardından RPA bu değerleri ERP sistemine girebilir.

Önemli ayrım şudur ki, yapay zeka katmanı belirsiz bilgileri yorumlarken, RPA katmanı kontrollü eylemler gerçekleştirir. Bunların birleştirilmesi, doğrulama ve yönetişim ihtiyacını ortadan kaldırmadan otomatikleştirilebilecek süreç sayısını artırır.

RPA için en uygun süreçler hangileridir?

RPA için en uygun süreçler, tekrarlayan, yüksek hacimli, kural tabanlı, istikrarlı, dijital olarak erişilebilir ve açıkça tanımlanmış girdi ve çıktılara dayalı süreçlerdir. RPA, öznel yargıların hakim olduğu, sürekli değişen prosedürlere, son derece öngörülemeyen istisnalara veya kötü yapılandırılmış kaynak verilere sahip süreçler için daha az uygundur.

Süreç seçimi, otomasyon yatırım getirisini büyük ölçüde etkiler. Teknik olarak etkileyici bir bot bile, temel iş akışında düşük hacim, sık değişiklikler veya önemli ölçüde insan yargısı varsa, kötü bir yatırım olabilir.

İşlem Karakteristiği	RPA Uygunluğu
Yüksek işlem hacmi	Yüksek
Açık iş kuralları	Yüksek
Tanımlanmış girişler ve çıkışlar	Yüksek
Kararlı uygulamalar	Yüksek
Tekrarlayan manuel çaba	Yüksek
Sıkça verilen öznel kararlar	Düşük
Sürekli süreç değişiklikleri	Düşük
Son derece düzensiz veriler	Yapay zeka olmadan daha düşük

Tekrarlayan ve Yüksek Hacimli Görevler

Tekrarlayan ve yüksek hacimli görevler, RPA için güçlü adaylardır çünkü her otomatikleştirilmiş işlem ek zaman ve maliyet tasarrufu sağlar.

Üç dakika süren bir görev önemsiz görünebilir. Ancak çalışanlar bu görevi ayda 20,000 kez gerçekleştirirse, hatalar, gecikmeler ve yönetimsel maliyetler hesaba katılmadan önce yaklaşık 1,000 saatlik manuel çalışma anlamına gelir.

Enterprisers Projesi, yüksek hacimli tekrarlayan veri işlemeyi, iyi bir RPA adayı için en belirgin göstergelerden biri olarak tanımlamaktadır.

Bu nedenle şirketler, otomasyon potansiyelini yalnızca bireysel işlemlerin karmaşıklığına göre değerlendirmek yerine, sıklığı ölçmelidir. Basit görevler, sıklıkla tekrarlandıkları için genellikle önemli bir yatırım getirisi sağlarlar.

Kurala Dayalı ve Öngörülebilir Süreçler

Kural tabanlı ve öngörülebilir süreçler, RPA için uygundur çünkü botların her koşul altında hangi eylemin gerçekleşmesi gerektiğini belirlemek için net talimatlara ihtiyaçları vardır.

Örneğin:

Fatura Tutarı = Sipariş Tutarı ise → Devam Et
Fatura Tutarı ≠ Satın Alma Siparişi Tutarı ise → İncelemeye Yönlendir

Bu mantığı otomasyona dönüştürmek kolaydır çünkü gerekli işlem deterministiktir. Botun tutarsızlığın neden meydana geldiğini anlamasına gerek yoktur.

Müzakere, öznel değerlendirme, stratejik kararlar veya belirsiz bağlam içeren süreçler farklıdır. Geleneksel RPA, çalışanların kendilerinin tutarlı kurallar olarak tanımlayamadığı yargıları güvenilir bir şekilde yeniden üretemez.

Yapılandırılmış Dijital Veriler

Yapılandırılmış dijital veriler, RPA için oldukça uygundur çünkü botlar alanları, tabloları, formları, kayıtları, elektronik tabloları ve standartlaştırılmış veritabanı bilgilerini güvenilir bir şekilde okuyabilir.

Örneğin, tek tip elektronik formatta gelen faturaların otomasyonu, tutarsız düzenlere sahip el yazısı faturaların fotoğraflarının otomasyonuna göre daha kolaydır.

Yapılandırılmamış girdiler, otomasyonu mutlaka imkansız hale getirmez. Sadece teknoloji yığınını değiştirirler. Belge yapay zekası, optik karakter tanıma (OCR), doğal dil işleme (NLP), bilgisayar görüşü veya üretken yapay zeka, bir RPA botu süreci devam ettirmeden önce bilgiyi önce yapılandırılmış veriye dönüştürebilir.

Bu ayrım, şirketlerin temel RPA yazılımının, tasarlanma amacına aykırı olan veri yorumlama sorunlarını çözmesini beklemelerini önlemeye yardımcı olur.

Birden Çok Uygulamada Gerçekleştirilen Süreçler

Çalışanların uygulamalar arasında tekrar tekrar geçiş yapmasını gerektiren süreçler, RPA için özellikle uygun adaylardır.

Bir satın alma çalışanı e-posta yoluyla bilgi alabilir, bir web portalında tedarikçiyi doğrulayabilir, ERP yazılımına satın alma siparişi girebilir, bir elektronik tabloyu güncelleyebilir ve başka bir sistemde belge oluşturabilir. Tek başına bu adımların hiçbiri zor değildir, ancak bu işlem dizisinin yüzlerce kez tekrarlanması önemli miktarda iş gücü tüketebilir.

Hem UiPath hem de IBM, RPA'nın, uygulamaların birbirinden ayrı olduğu veya eski sistemlerin bulunduğu ortamlar da dahil olmak üzere, kullanıcı arayüzü etkileşimi, API'ler ve entegrasyonlar yoluyla sistemler arasında köprü kurma yeteneğini vurguluyor.

Bu durum, RPA'yı özellikle tüm BT mimarisini yeniden kurmanın çok yavaş veya pahalı olacağı durumlarda pratik bir entegrasyon katmanı olarak son derece değerli kılıyor.

Yüksek Manuel Hata Oranına Sahip Görevler

Yüksek manuel hata oranına sahip görevler, bu hataların tekrarlayan kopyalama, yazma, kontrol etme, hesaplama veya veri aktarımı gibi işlemlerden kaynaklanması durumunda RPA'dan fayda sağlayabilir.

Doğru şekilde doğrulanmış bir bot, programlanmış adımları tutarlı bir şekilde gerçekleştirir ve iş yükü nedeniyle yorulmaz veya alanları atlamaz. Bu, veri tutarlılığını artırabilir ve sonraki aşamalardaki yeniden işleme ihtiyacını azaltabilir.

Ancak RPA, hataları da çok verimli bir şekilde otomatikleştirebilir. Kural yanlışsa, bot aynı yanlış işlemi binlerce kez tekrarlayabilir.

Bu nedenle, üretim ortamına dağıtımdan önce testler normal durumları, uç durumları, geçersiz girdileri, eksik verileri, sistem arızalarını ve beklenmeyen uygulama yanıtlarını içermelidir.

RPA'nın Yaygın Kullanım Alanları Nelerdir?

RPA'nın yaygın kullanım alanları arasında finans ve muhasebe, insan kaynakları, operasyonlar, müşteri hizmetleri, veri girişi, veri geçişi, fatura işleme, raporlama, tedarik, BT yönetimi ve dijital sistemler arasında bilgilerin tekrar tekrar aktarıldığı diğer iş akışları yer almaktadır.

SAP ve UiPath, finans, insan kaynakları, müşteri hizmetleri, bilişim teknolojileri, tedarik, sağlık hizmetleri, üretim ve diğer fonksiyonları yaygın RPA ortamları olarak tanımlamaktadır.

Finans ve muhasebe

Finans ve muhasebe departmanları, fatura işleme, borçlar takibi, mutabakat, planlı raporlama, işlem doğrulama, mali kapanış desteği ve finans sistemleri arasında bilgi aktarımı için RPA'yı kullanmaktadır.

SAP, gözetimsiz botların fatura bilgilerini çıkardığını, bunları ERP sistemlerine girdiğini, banka hesap özetlerini karşılaştırdığını ve planlanmış finansal raporlar oluşturduğunu açıklıyor.

İyi tasarlanmış bir ödeme süreci, satın alma siparişleriyle ve onaylı tedarikçilerle eşleşen faturaları otomatik olarak işleyebilirken, eşleşmeyen faturaları manuel inceleme için yönlendirebilir.

Bu, mali kontrolleri ortadan kaldırmadan tekrarlayan veri girişini azaltır. Onay eşikleri, görev ayrımı, istisna prosedürleri, denetim kayıtları ve erişim izinleri sürecin bir parçası olarak kalmalıdır.

İnsan Kaynakları

İnsan kaynakları departmanı, çalışanların işe alım süreçlerini, belge hazırlamayı, kayıt güncellemelerini, bordroyla ilgili işlemleri, sosyal haklar işlemlerini ve hesap kurulumunu otomatikleştirmek için RPA (Robotik Süreç Otomasyonu) kullanmaktadır.

SAP, insan kaynaklarında katılımlı otomasyona örnek olarak teklif mektubu üretimi, işe alım süreci ve çalışan kayıtlarının tutulmasını gösteriyor.

Yeni bir çalışanın işe alım sürecini yöneten bir bot, sistem hesapları oluşturabilir, çalışan bilgilerini doldurabilir, standart belgeleri gönderebilir, gerekli eğitimleri planlayabilir ve yeni bir çalışanın onaylanmasının ardından ilgili departmanları bilgilendirebilir.

Aday seçimi, performans değerlendirmesi, çatışmaların çözümü veya ücretlendirme belirleme gibi insan kararları, ilgili idari adımlar otomatikleştirilebiliyor diye rutin kural tabanlı otomasyon olarak ele alınmamalıdır.

Operasyon

Operasyon ekipleri, RPA'yı envanter güncellemeleri, satın alma siparişleri, üretim raporlaması, tedarik zinciri yönetimi, veri senkronizasyonu, sipariş yönetimi ve operasyonel sistemler arasındaki rutin iletişim için kullanır.

Üretim sektöründe RPA genellikle yazılım ve bilgi katmanında çalışır. ERP, MES, QMS, envanter sistemleri, elektronik tablolar, tedarikçi portalları ve raporlama uygulamaları arasında bağlantı kurabilir.

Automation Anywhere, üretimde RPA kullanım örnekleri arasında envanter yönetimi, satın alma siparişi ve sevkiyat işlemleri ile kalite verisi faaliyetlerini listeliyor.

Bu nedenle RPA, fiziksel fabrika otomasyonuyla karıştırılmamalıdır. Endüstriyel robotlar bileşenleri ve aletleri manipüle ederken, RPA botları bilgiyi ve yazılım süreçlerini manipüle eder.

Müşteri Hizmetleri

Müşteri hizmetleri, müşteri etkileşimleri sırasında hesap bilgilerini almak, kayıtları güncellemek, biletleri yönlendirmek, vakalar oluşturmak, formları doldurmak ve yaygın dijital görevleri otomatikleştirmek için RPA'yı kullanır.

Katılımlı RPA, özellikle bir temsilci müşteriyle konuşmaya devam ederken botun çeşitli sistemlerden bilgi toplamasını sağladığı için oldukça kullanışlıdır.

UiPath, yaygın müşteri hizmetleri uygulamaları arasında bilet yönlendirme, veri güncellemeleri ve yanıt otomasyonunu listeliyor.

İş değeri, her müşteri görüşmesini otomatikleştirmekten ziyade ekran gezinmesini ve bekleme süresini azaltmaktan gelir. Karmaşık şikayetler, müzakereler, empati ve alışılmadık kararlar hala uygun insan müdahalesini gerektirir.

Veri Girişi ve Veri Taşıma

RPA, önceden tanımlanmış eşlemeler, doğrulama kuralları ve iş akışı mantığına göre sistemler arasında bilgi taşıyarak veri girişini ve geçişini otomatikleştirir.

Bu özellik, şirketlerin eski sistemlerden geçiş yaparken, iş birimlerini birleştirirken, CRM kayıtlarını temizlerken, veritabanlarını senkronize ederken veya kalıcı bir entegrasyon sağlanana kadar sistemler arasında geçici bir köprü kurmaya ihtiyaç duyduklarında faydalıdır.

Veri kalitesi en büyük kısıtlamadır. Otomasyon milyonlarca kaydı daha hızlı taşıyabilir, ancak hatalı veya yinelenen verileri otomatik olarak güvenilir hale getiremez.

Güçlü bir geçiş iş akışı, kaynak sistem devre dışı bırakılmadan önce doğrulama, mükerrer kayıtların kaldırılması, mutabakat, istisna raporlaması ve örnek doğrulama işlemlerini içerir.

Fatura ve Sipariş İşleme

RPA, veri ayıklama, kayıtları kontrol etme, standart kuralları uygulama, işlemleri girme ve istisnaları yönlendirme yoluyla fatura ve sipariş işleme süreçlerini otomatikleştirir.

Yaygın bir iş akışı şöyledir:

Belgeyi Al → Verileri Çıkar → Tedarikçiyi Doğrula → Siparişi Eşleştir → Tutarı Kontrol Et → Onayla veya Üst Birime İlet → ERP Sistemine Kaydet

UiPath, fatura işleme ve siparişten tahsilata kadar olan süreçleri, kurumsal otomasyonun başlıca alanları arasında sıralıyor.

Bu süreçler, işlem hacimlerinin yüksek olabilmesi ve birçok kararın net kurallara göre alınabilmesi nedeniyle iyi adaylardır. Bununla birlikte, düzensiz tedarikçiler, eksik referanslar, fiyat anlaşmazlıkları, vergi farklılıkları veya hasarlı siparişler yine de dikkatlice tasarlanmış istisna yönetimi gerektirir.

Robotik Süreç Otomasyonu Nerelerde Kullanılır?

Robotik süreç otomasyonu, sağlık, bankacılık, finansal hizmetler, üretim, sigorta, perakende, bilişim teknolojileri, kamu, finans, insan kaynakları, tedarik ve çalışanların uygulamalar genelinde tekrarlayan dijital süreçler gerçekleştirdiği diğer sektörlerde kullanılmaktadır.

UiPath, RPA kullanımını sağlık, üretim, perakende, sigorta, finans, insan kaynakları, müşteri hizmetleri, bilişim teknolojileri, tedarik ve diğer kurumsal işlevler genelinde tespit etmiştir.

Sağlık

Sağlık sektörü, randevu yönetimi, faturalama, hasta verisi güncellemeleri, raporlama, insan kaynakları yönetimi ve diğer yapılandırılmış dijital faaliyetler de dahil olmak üzere idari iş akışları için RPA'yı kullanmaktadır.

Automation Anywhere, hasta randevularının planlanması, fatura işlemlerinin yürütülmesi ve elektronik sağlık kayıt verilerinin yönetimi gibi alanları, sağlık sektöründeki başlıca RPA uygulamaları olarak tanımlamaktadır.

En güçlü fırsatlar genellikle klinik olmaktan ziyade idari alanlardadır, çünkü kural tabanlı botlar tıbbi kararlar vermekten ziyade bilgi aktarma ve doğrulama konusunda daha uygundur.

Sağlık hizmetleri uygulamaları ayrıca gizlilik, kimlik bilgileri, denetlenebilirlik, erişim kontrolü, istisna yönetimi ve hassas hasta bilgilerinin işlenmesine de büyük önem verilmesini gerektirir.

Bankacılık ve Finansal Hizmetler

Bankacılık ve finansal hizmetler, müşteri kaydı, kredi yönetimi, mutabakat, uyumluluk raporlaması, hesap güncellemeleri, işlem süreçleri ve tekrarlayan arka ofis işleri için RPA kullanmaktadır.

Automation Anywhere, finansal hizmetlerde sıkça kullanılan uygulamalar arasında müşteri kabulü, kredi işleme desteği, belge kontrolleri ve düzenleyici raporlamayı öne çıkarıyor.

Sektör, işlem hacimlerinin yüksek olması ve birçok prosedürün açık kurallarla yönetilmesi nedeniyle RPA için oldukça uygundur. Bununla birlikte, finans kurumları ayrıca sıkı güvenlik, erişim kontrolü, denetim izleri, doğrulama ve değişiklik yönetimi de gerektirir.

RPA, tahsilat ve işlemleri otomatikleştirebilirken, kredi kararları, dolandırıcılık soruşturmaları, yatırım kararları ve diğer yüksek etkili faaliyetler uzman çalışanlar veya denetlenen yapay zeka sistemleri gerektirebilir.

Üretim

Üretim sektöründe RPA, öncelikle fiziksel işleme, kaynak, montaj veya bileşenlerin taşınması işlemlerinden ziyade, üretimle ilgili bilgi akışlarını otomatikleştirmek için kullanılır.

Tipik uygulamalar arasında envanter güncellemeleri, satın alma siparişi yönetimi, tedarikçi bilgileri, üretim raporlaması, kalite verisi toplama, lojistik kayıtları, faturalar ve ERP yönetimi yer almaktadır.

Automation Anywhere, özellikle envanter yönetimi, sipariş işleme, sevkiyat takibi ve kalite verisi faaliyetlerini üretimde RPA kullanım örnekleri olarak tanımlamaktadır.

Bu ayrım önemlidir çünkü "robotik otomasyon" fabrika zeminindeki fiziksel robotları ifade edebilirken, robotik süreç otomasyonu genellikle dijital sistemler içinde çalışan yazılım botlarını ifade eder.

Sigorta

Sigorta sektörü, hasar yönetimi, poliçe güncellemeleri, müşteri verisi doğrulama, prim işleme, düzenleyici raporlama ve tekrarlayan sigorta değerlendirme desteği için RPA kullanmaktadır.

UiPath, sektördeki uygulamalar arasında hasar yönetimi, poliçe yönetimi ve sigorta değerlendirme desteğini belirlemiştir.

Hasar tespit süreçleri genellikle hem otomatikleştirilebilir hem de yargıya dayalı işleri içerir. Bir bot, belgeleri toplayabilir, poliçe bilgilerini doğrulayabilir, sistemleri güncelleyebilir ve tanımlanmış değerleri hesaplayabilirken, eksperler olağandışı veya ihtilaflı hasarları araştırabilir.

Bu durum, hibrit RPA'yı özellikle kullanışlı hale getiriyor çünkü rutin işlemler hızlı bir şekilde gerçekleştirilebilirken, istisnai durumlar için insan uzmanlığı her zaman hazır bulunuyor.

Perakende ve E-Ticaret

Perakende ve e-ticaret sektörleri, sipariş işleme, envanter mutabakatı, ürün verisi güncellemeleri, iade yönetimi, fiyatlandırma iş akışları, müşteri bilgileri ve raporlama için RPA'yı kullanmaktadır.

UiPath, sipariş işleme, müşteri hizmetleri ve envanter mutabakatını perakende uygulamaları olarak listeliyor.

Perakende işletmeleri genellikle çevrimiçi mağazalar, ERP, depo yazılımı, ödeme sistemleri, pazar yerleri, kargo portalları ve müşteri hizmetleri araçları da dahil olmak üzere birçok birbirinden bağımsız platformu işletir.

RPA, kalıcı entegrasyonun mümkün olmadığı veya personelin aynı bilgiyi tekrar tekrar aktardığı ortamlarda bu köprüyü kurabilir.

Bilgi Teknolojileri

Bilgi teknolojisi, kullanıcı yetkilendirme, parola ve erişim iş akışları, servis masası yönetimi, planlanmış görevler, raporlama, veri toplama, sistem izleme ve yedekleme ile ilgili faaliyetler için RPA'yı kullanır.

UiPath, kullanıcı yetkilendirme, izleme ve yedekleme süreçlerini BT otomasyonuna örnek olarak gösteriyor.

RPA, işlemin öngörülebilir olduğu ve birden fazla arayüzü kapsadığı durumlarda kullanışlıdır. Daha karmaşık altyapı yapılandırmaları, komut dosyaları, yapılandırma yönetim araçları, API'ler veya özel DevOps otomasyonu aracılığıyla daha iyi ele alınabilir.

Dolayısıyla en iyi çözüm, RPA'nın her BT sürecini otomatikleştirmesi gerektiği varsayımından ziyade, görevin niteliğine bağlıdır.

RPA Yazılımı Nedir ve RPA Araçları Nelerdir?

RPA yazılımları ve RPA araçları, dijital iş süreçlerini otomatikleştiren yazılım botlarını tasarlamak, çalıştırmak, planlamak, yönetmek, izlemek, güvenliğini sağlamak, bakımını yapmak ve analiz etmek için kullanılan platformlardır. Kurumsal platformlar tipik olarak iş akışı geliştirme, kullanıcı arayüzü otomasyonu, entegrasyonlar, kimlik doğrulama kontrolü, merkezi yönetim, analitik ve yönetişimi bir araya getirir.

Modern RPA yazılımları, basit makro kaydının çok ötesine geçti. UiPath, kurumsal ölçekli otomasyon için önemli yetenekler olarak düşük kodlu geliştirme, entegrasyon, orkestrasyon, merkezi yönetim, yapay zeka, güvenlik ve esnek dağıtımı vurguluyor.

RPA Geliştirme Araçları

RPA geliştirme araçları, görsel etkinlikler, yeniden kullanılabilir bileşenler, koşullar, döngüler, değişkenler, uygulama eylemleri, API'ler ve iş kuralları kullanılarak iş akışlarının oluşturulmasına olanak tanır.

Düşük kodlu geliştirme, yaygın iş akışları için gereken geleneksel programlama miktarını azaltır ve eğitimli iş kullanıcılarının otomasyon geliştirmeye katılmasına olanak tanır.

UiPath, sürüm kontrolü, hata ayıklama, yeniden kullanılabilir bileşenler, otomatik test, bağlantı araçları ve süreç keşfi yetenekleri de dahil olmak üzere hem iş kullanıcılarını hem de profesyonel geliştiricileri destekleyen platformlar önermektedir.

Kurumsal geliştirme hala mühendislik disiplini gerektiriyor. Bir çalışan tarafından kullanılan bir bot basit yapılandırmaya dayanabilirken, milyonlarca dolarlık işlemi işleyen iş açısından kritik bir otomasyon test, dokümantasyon, erişim yönetimi, kod incelemesi ve kontrollü sürümler gerektirir.

Botlar ve Otomasyon İş Akışları

RPA botları, uygulamalar ve dijital sistemler genelinde tanımlanmış otomasyon iş akışlarını yürüten yazılım çalışanlarıdır.

Bir şirket, faturalama, çalışan işe alım süreçleri, CRM güncellemeleri, tedarikçi kayıtları, raporlama, talepler, envanter veya müşteri hizmetleri görevleri için ayrı botlar kullanabilir.

Her üretim iş akışında şunlar bulunmalıdır:

• Tanımlanmış bir işletme sahibi
• Teknik sahiplik
• Sürüm geçmişi
• Güvenlik izinleri
• İstisna prosedürleri
• Performans metrikleri
• Bakım gereksinimleri

Otomasyon sayısının artmasıyla birlikte botları yönetilen dijital varlıklar olarak ele almak giderek daha önemli hale geliyor.

Sahiplik yapısı net olmadığında, kuruluşlar kimsenin tam olarak anlamadığı ancak kritik süreçlerin hala bağlı olduğu "sahipsiz botlar" biriktirebilir.

Orkestrasyon ve Planlama

Orkestrasyon, botların ne zaman ve nerede çalışacağını, hangi iş kuyruklarını işleyeceğini, kaynakların nasıl tahsis edileceğini ve istisnalar oluştuğunda ne olacağını kontrol eder.

Merkezi bir düzenleyici, zamanlamaları, kimlik bilgilerini, bot sürümlerini, iş yüklerini, dağıtımları, güvenlik rollerini, kuyrukları, uyarıları ve sistem ortamlarını yönetebilir.

UiPath, özellikle kuruluşların çok sayıda robotu, yapay zeka ajanını, insanı ve uzun süren iş akışlarını koordine etmesi gerektiğinde orkestrasyonun son derece önemli olduğunu belirtiyor.

Küçük ölçekli bir otomasyon programı için bu aşırı görünebilir. Ancak kurumsal ölçekte, merkezi kontrol, yönetilen bir otomasyon platformunu yüzlerce bağımsız masaüstü komut dosyasından ayırır.

İzleme ve Analiz

RPA izleme ve analizleri, botların güvenilir bir şekilde çalışıp çalışmadığını ve otomatik süreçlerin beklenen iş sonuçlarını verip vermediğini ölçer.

Önemli ölçütler şunları içerebilir:

• Tamamlanan işlemler
• Başarısız işlemler
• İşlem süresi
• İstisna oranı
• Kuyruk uzunluğu
• Bot çalışma süresi
• Manuel müdahaleler
• SLA uyumluluğu
• İşlem başına maliyet

Teknik gösterge panelleri iş sonuçlarıyla bağlantılı olmalıdır. Bir bot, çok az finansal değer sağlayan bir süreci otomatikleştirirken %99.9 çalışma süresine sahip olabilir.

Bu nedenle izleme, hem operasyonel hem de iş metriklerini gerektirir.

Kurumsal Uygulamalarla Entegrasyon

RPA araçları, kullanıcı arayüzleri, API'ler, veritabanları, bağlantı noktaları, dosyalar, e-posta ve diğer iletişim yöntemleri aracılığıyla kurumsal uygulamalarla entegre olur.

Yaygın sistemler arasında ERP, CRM, elektronik tablolar, tarayıcılar, veritabanları, sanal masaüstleri, belge platformları, İK sistemleri, finans yazılımları ve tescilli eski uygulamalar yer almaktadır.

UiPath, yalnızca tek bir yönteme güvenmek yerine, kullanıcı arayüzü, API ve yapay zeka tabanlı otomasyon alanlarında çalışabilen platformları önermektedir.

Bu önemli bir tedarik kriteridir. Mevcut kurumsal sistemlerle iyi çalışan bir platform, genellikle özel geliştirme, bakım ve dağıtım riskini azaltır.

Bir RPA platformunda hangi özelliklere bakmalısınız?

Bir RPA platformu, güvenilir iş akışı geliştirme, geniş sistem entegrasyonu, merkezi orkestrasyon, güvenlik, yönetişim, izleme, yapay zeka uyumluluğu, ölçeklenebilirlik ve esnek dağıtım sağlamalıdır. Doğru platform, kullanıcıların yalnızca ekran eylemlerini kaydetmesine izin vermek yerine, otomasyon yaşam döngüsünün tamamını desteklemelidir.

Platform seçimi, kuruluşun uzun vadeli otomasyon stratejisini yansıtmalıdır. Beş departman için bot planlayan bir şirketin gereksinimleri, finans, insan kaynakları, tedarik zinciri, müşteri hizmetleri ve BT genelinde binlerce iş akışı bekleyen küresel bir işletmenin gereksinimlerinden farklıdır.

Kolay Otomasyon Geliştirme

Bir RPA platformu, karmaşık iş akışları için profesyonel mühendislik uygulamalarını desteklerken, uygun otomasyonların geliştirilmesini verimli hale getirmelidir.

Görsel oluşturucular, yeniden kullanılabilir etkinlikler, kayıt, hata ayıklama, test etme, şablonlar ve bağlantı elemanları geliştirme süresini azaltabilir.

UiPath özellikle düşük kodlu araçları, sürüm kontrolü, yeniden kullanılabilir bileşenler, gelişmiş hata ayıklama ve otomatik test gibi profesyonel geliştiriciler için özelliklerle birleştirmeyi önermektedir.

Geliştirme hızı önemlidir, ancak otomasyon yaşam döngüsü boyunca sürdürülebilirlik daha da önemlidir. İnşa edilmesi iki gün süren ancak sürekli onarım gerektiren bir bot, ek başlangıç ​​çabası gerektiren dikkatlice tasarlanmış bir iş akışından daha pahalıya mal olabilir.

Güçlü Entegrasyon Ekosistemi

Bir RPA platformu, mevcut kurumsal sistemler, eski uygulamalar, web arayüzleri, veritabanları, API'ler ve üçüncü taraf teknolojiler arasında güçlü entegrasyonu desteklemelidir.

Geniş bir entegrasyon ekosistemi, her proje için özel bağlantı elemanları oluşturma ihtiyacını azaltır.

UiPath, kullanıcı arayüzü, API ve yapay zeka entegrasyonunu birleştirebilen ve önceden oluşturulmuş bağlantı elemanlarını ve sektöre özgü otomasyon bileşenlerini destekleyen platformları önermektedir.

Şirketler, yazılım seçmeden önce, yalnızca gösterim amaçlı iş akışlarına güvenmek yerine, platformu kendi gerçek teknoloji altyapılarıyla karşılaştırarak test etmelidir.

En zorlu eski uygulamalarla uyumluluk, şirketin asla kullanmayacağı yüzlerce bağlantıya sahip olmaktan daha önemli olabilir.

Merkezi Orkestrasyon

Kurumsal bir RPA platformu, botlar, kuyruklar, zamanlamalar, kimlik bilgileri, kullanıcılar, ortamlar, istisnalar ve iş yükleri için merkezi bir düzenleme sağlamalıdır.

Otomasyonun yaygınlaşmasıyla birlikte, her bir botu manuel olarak yönetmek verimsiz ve riskli hale geliyor.

UiPath, otomatikleştirilmiş işlerde robotlar, yapay zeka ajanları, çalışanlar, bağımlılıklar ve karmaşık iş akışlarındaki istisna yolları yer aldığında, orkestrasyonun giderek daha önemli hale geldiğini vurgulamaktadır.

Merkezi kontrol, BT ekiplerinin şu pratik soruları yanıtlamasına da yardımcı olur: Bu işlemi hangi bot işledi? Hangi yazılım sürümü kullanıldı? Hangi kimlik bilgilerine erişti? İş akışı neden başarısız oldu? Değişikliği kim onayladı?

Güvenlik ve Yönetim

Bir RPA platformu, erişimi sınırlayan ve izlenebilir, kontrollü otomasyon oluşturan güvenlik ve yönetişim kontrolleri sağlamalıdır.

Önemli özellikler şunlardır:

• Rol tabanlı erişim kontrolü
• Kimlik bilgisi kasaları
• Denetim günlükleri
• Şifreleme
• Onay iş akışları
• Sürüm kontrolü
• Geliştirme/üretim ayrımı
• Politika uygulaması

UiPath, rol tabanlı erişim, denetim kayıtları, istisna yönetimi ve gösterge panelleri de dahil olmak üzere merkezi kontrolleri önermektedir.

Botların maaş bordrosu, müşteri, sağlık hizmetleri, bankacılık, tedarikçi veya finans sistemlerine erişebildiği durumlarda yönetişim özellikle önem kazanır.

Yapay Zeka ve Akıllı Otomasyon Yetenekleri

Modern RPA platformları, iş akışları belge anlama, dil işleme, sınıflandırma, tahmin veya daha esnek karar destek gerektirdiğinde yapay zeka ile entegre olabilmelidir.

Geleneksel RPA, belirleyici yürütme için hâlâ değerlidir. Yapay zeka, otomasyonun anlayabileceği bilgi yelpazesini genişletir.

Faydalı bir mimari şöyle olabilir:

Belge Yapay Zekası Verileri Çıkarır → Yapay Zeka Vakayı Sınıflandırır → İş Kuralı Doğrulanır → RPA İşlemi Gerçekleştirir → İnsan İstisnayı İnceler

IBM, akıllı otomasyonu, makine öğrenimi, doğal dil işleme ve bilgisayar görüşü ile genişletilmiş RPA olarak tanımlıyor.

Bu kombinasyon daha yeteneklidir, ancak yapay zeka çıktıları deterministik olmaktan ziyade olasılıksal olabileceğinden daha güçlü bir doğrulama gerektirir.

Esnek Dağıtım ve Ölçeklenebilirlik

Bir RPA platformu, kuruluşun güvenlik, altyapı, iş gücü ve ölçeklenebilirlik gereksinimleriyle uyumlu bir dağıtım modelini desteklemelidir.

Olası modeller şunlardır:

• bulut
• Şirket içi
• melez
• Masaüstü
• Sanal makineler
• Sunucu tabanlı botlar
• Uzaktan ortamlar

UiPath, bulut, şirket içi ve hibrit ortamların yanı sıra hem katılımlı hem de katılımsız robotlar için destek önermektedir.

En iyi dağıtım modeli, evrensel bir tercihten ziyade veri hassasiyetine, uygulama konumuna, kimlik mimarisine, ağ performansına, düzenleyici gereksinimlere ve BT stratejisine bağlıdır.

RPA ve Yapay Zeka Arasındaki İlişki Nedir?

RPA ve yapay zeka birbirini tamamlayan teknolojilerdir: RPA önceden tanımlanmış süreçleri güvenilir bir şekilde yürütürken, yapay zeka bilgileri yorumlar, kalıpları tanır, çıktılar üretir, sonuçları tahmin eder ve sabit kurallar olarak kolayca ifade edilemeyen kararları destekler. Bunların birleşimi, daha karmaşık akıllı otomasyonu mümkün kılar.

IBM, RPA'yı öncelikle süreç odaklı, akıllı otomasyonu ise makine öğrenimi, doğal dil işleme ve bilgisayar görüşü gibi yapay zeka teknolojilerini içeren bir uzantı olarak tanımlıyor.

faktör	Güney Afrika	AI
Ana rol	Görevleri yürüt	Yorumla ve karar ver
Mantık	Önceden belirlenmiş kurallar	Modeller ve veriler
Çıktı	tahmin edilebilir	Olasılıksal olabilir
En iyi girdiler	Yapılandırılmış	Yapılandırılmış/yapılandırılmamış
Öğrenme	Doğal değil	Genellikle model tabanlı
Örnek E-posta	ERP'yi güncelleyin	Bir faturayı yorumlayın.

RPA ve Yapay Zeka Karşılaştırması

RPA, yapay zekadan farklıdır çünkü temel RPA kuralları uygularken, yapay zeka bilgileri yorumlayabilir ve kalıplardan veya modellerden sonuçlar üretebilir.

Diyelim ki bir şirket standartlaştırılmış bir fatura şablonu alıyor. Bir RPA botu, fatura numarasının her zaman belirli bir alanda bulunduğunu biliyor olabilir.

Şirket binlerce faturayı çeşitli formatlarda alıyorsa, yapay zeka belge işleme modeli öncelikle fatura numarasını, tedarikçiyi, tutarı ve tarihi belirleyebilir. Ardından RPA botu bu değerleri alıp muhasebe sistemine girebilir.

SAP de benzer şekilde RPA'yı, öğrenme, akıl yürütme, kalıpları tanıma ve dili işleme yeteneğine sahip yapay zeka sistemlerinden kural tabanlı otomasyon olarak ayırır.

RPA ve Akıllı Otomasyon

Akıllı otomasyon, hem öngörülebilir yürütme içeren hem de daha değişken bilgiler içeren süreçleri otomatikleştirmek için RPA'yı yapay zeka ve ilgili teknolojilerle birleştirir.

Tipik bir iş akışı şöyle olabilir:

Yapay Zeka E-postayı Okur → Yapay Zeka Talebi Sınıflandırır → Kurallar Politikayı Doğrular → RPA Sistemi Günceller → İnsan İstisnaları İnceler

Yapay zeka bileşeni yorumlamayı üstlenir. RPA ise güvenilir sistem eylemlerini gerçekleştirir.

Bu ayrım önemlidir çünkü kuruluşların her adımının akıllı olması gerekmez. Karar verme ve uygulama birbirinden ayrıldığında birçok kurumsal görev daha kontrol edilebilir hale gelir.

Dolayısıyla akıllı otomasyon, sadece "daha iyi RPA" anlamına gelmez. RPA'nın kullanışlı bir yürütme teknolojisi olarak kaldığı daha geniş bir otomasyon mimarisidir.

RPA'da Makine Öğrenimi

Makine öğrenimi, botun otomatikleştirilmiş bir iş akışı içinde kullanabileceği tahminler veya sınıflandırmalar sağlayarak RPA'yı genişletir.

Örnekler şunları içerir:

• Dolandırıcılık riski puanlaması
• Belge sınıflandırması
• E-posta yönlendirme
• Talep tahmini
• Anomali tespiti
• Müşteri kategorizasyonu

RPA botu, model çıktısını işleyebilir ve uygun sistem iş akışını yürütebilir.

Makine öğrenimi tahminleri olasılığa dayalı olduğundan, işletmeler güven eşiklerini belirlemelidir. Yüksek güven düzeyine sahip rutin vakalar otomatik olarak ilerleyebilirken, belirsiz veya yüksek etkili vakalar insan inceleyicilere yönlendirilmelidir.

Bu, otomasyonun her makine öğrenimi tahminini sorgulanamaz bir gerçek olarak ele almasını engeller.

Üretken Yapay Zeka ve RPA

Üretken yapay zeka, dili yorumlayarak, belgeleri özetleyerek, metin üreterek, bilgi çıkararak ve kullanıcıların doğal dil aracılığıyla otomasyonla etkileşim kurmasına yardımcı olarak RPA'yı genişletir.

UiPath mevcut ilişkiyi tamamlayıcı olarak tanımlıyor: Yapay zeka ajanları akıl yürütme ve karar verme yeteneğine sahipken, RPA kurumsal uygulamalar genelinde öngörülebilir yürütme sağlıyor.

Üretken bir yapay zeka modeli, müşteri talebini yorumlayarak iade işleminin uygun olduğuna karar verebilir. Ardından RPA, işlem sistemini açabilir, onaylanan iadeyi girebilir, CRM'i güncelleyebilir ve standartlaştırılmış bir onay gönderebilir.

Özerklik ne kadar yüksek olursa, denetlenebilirlik, onay eşikleri, güvenlik ve geri alma prosedürleri o kadar önem kazanır.

Yapay Zeka Ajanları ve RPA Botları

Yapay zeka ajanları ve RPA botları, ajanların bir hedefe nasıl ulaşılacağına dair planlama veya karar verme yeteneğine sahip olmaları, RPA botlarının ise belirli tanımlanmış eylemleri güvenilir bir şekilde gerçekleştirmek üzere optimize edilmiş olmaları bakımından farklılık gösterir.

Automation Anywhere, RPA'yı, kurumsal sistemler genelinde eylemlerin tamamlanması gerektiğinde ajan tabanlı otomasyonun çağırabileceği bir yürütme katmanı olarak tanımlıyor.

Örneğin, bir yapay zeka ajanı bir siparişin kredi onayı gerektirdiğini belirleyebilir, hangi politikanın geçerli olduğunu tespit edebilir ve sonraki adımı belirleyebilir. Ardından bir RPA botu, onaylanan güncellemeleri ERP, CRM ve envanter sistemlerinde gerçekleştirebilir.

Bu mimari, akıl yürütmeyi uygulamadan ayırır ve karmaşık otomasyonun yönetimini, tek bir yapay zeka sistemine her uygulama üzerinde sınırsız kontrol vermekten daha kolay hale getirebilir.

Robotik Süreç Otomasyonunu Nasıl Uygulayabilirsiniz?

Robotik süreç otomasyonunu uygulamak için, uygun yüksek değerli süreçleri belirlemeli, ölçülebilir iş hedefleri tanımlamalı, iş akışını standartlaştırmalı, uygun yazılımı seçmeli, otomasyonu geliştirip test etmeli, kademeli olarak devreye almalı, sonuçları ölçmeli ve ölçeklendirmeden önce yönetişimi oluşturmalısınız.

En büyük uygulama hatası, “Hangi aracı satın almalıyız?” sorusuyla başlamak yerine, “Hangi süreci iyileştirmeliyiz?” sorusuyla başlamaktır. Otomasyon teknolojisi, iş planına uygun olmalıdır.

Yüksek Değerli Otomasyon Fırsatlarını Belirleyin

Yüksek değerli RPA fırsatları, anlamlı manuel çabayı öngörülebilir iş akışları ve yeterli süreç istikrarıyla birleştirir.

İşletmeler şunları ölçmelidir:

• Aylık işlem hacmi
• Manuel işlem süresi
• Hata ve yeniden işleme oranı
• İşgücü maliyeti
• İstisna oranı
• Proses kararlılığı
• SLA gereksinimleri
• İş etkisi

Ayda iki kez tekrarlanan ancak on dakika süren bir görev, otomasyon açısından çok az değer sağlayabilir. Ancak 100,000 kez tekrarlanan iki dakikalık bir görev, önemli bir fırsat anlamına gelebilir.

Bu nedenle süreç seçimi, hangi işin tekrarlayıcı olduğu hakkındaki öznel izlenimlerden ziyade, gerçek operasyonel verilere dayanmalıdır.

Paydaşlarla İletişime Geçin ve İş Hedeflerini Tanımlayın

RPA projeleri, süreç sahipleri, çalışanlar, BT, güvenlik, finans ve diğer ilgili paydaşlar tarafından paylaşılan, net bir şekilde tanımlanmış iş hedefleriyle başlamalıdır.

Faydalı bir hedef ölçülebilir olmalıdır:

Fatura işleme süresini 12 dakikadan 4 dakikaya indirin.

“Verimliliği artırmak için RPA kullanın” ifadesi çok genel.

Net hedefler, yatırım getirisini ölçülebilir hale getirir ve ekiplerin hangi istisnaların veya süreç yeniden tasarımlarının geliştirme çabasını hak ettiğine karar vermelerine yardımcı olur.

Bu süreci yürüten çalışanlar da katılmalıdır çünkü genellikle resmi prosedürlerde yer almayan pratik istisnaları ve belgelenmemiş çözüm yollarını bilirler.

Süreci Standartlaştırın ve Optimize Edin

Otomasyona başlamadan önce süreç basitleştirilmeli ve standartlaştırılmalıdır.

Yinelenen onaylar, güncelliğini yitirmiş raporlar, gereksiz veri girişi, tutarsız alan adları ve gayri resmi istisnalar içeren bir iş akışı, doğrudan bir bota dönüştürülmemelidir.

Otomasyon, mümkün olan her yerde gereksiz işleri ortadan kaldırmalıdır.

Faydalı bir ilke şudur:

Basitleştir → Standartlaştır → Otomatikleştir

Bu, botun gerçekleştirmesi gereken adım sayısını azaltır ve genellikle güvenilirliği artırır.

RPA, belirsiz bir iş politikasını düzeltemez. Çalışanlar bir işlemin nasıl ele alınması gerektiği konusunda hemfikir değilse, iş akışının kesin hale gelmesi için bu mantığın çözülmesi gerekir.

Doğru RPA Yazılımını Seçin

RPA yazılımı, uygulama uyumluluğu, iş akışı karmaşıklığı, güvenlik gereksinimleri, geliştirme yeteneği, ölçeklenebilirlik, orkestrasyon, yapay zeka entegrasyonu, dağıtım mimarisi ve toplam yaşam döngüsü maliyeti dikkate alınarak seçilmelidir.

Robotik süreç otomasyonu hizmetlerini veya yazılımlarını değerlendiren işletmeler, yalnızca satıcı sunumlarına güvenmek yerine gerçekçi kullanım senaryolarını test etmelidir.

Sorular şunları içermelidir:

• Mevcut sistemlerimizle güvenilir bir şekilde çalışıyor mu?
• Kimlik bilgilerinin merkezi olarak kontrol edilmesi mümkün mü?
• İş akışlarını test edip sürümlerini belirleyebilir miyiz?
• Otomatik botları yönetebilir mi?
• İstisnalar nasıl izleniyor?
• API'ler aracılığıyla entegre edilebilir mi?
• Uygulama güncellemeleri sırasında neler olur?

En iyi platform, özellik listesi en uzun olan değil, gerçek çalışma ortamına en uygun olanıdır.

Otomasyonu Oluşturun ve Test Edin

RPA otomasyonu, normal işlemler, istisnalar, geçersiz veriler, uygulama kesintileri, zaman aşımı, kimlik doğrulama hataları ve gerçekçi işlem hacimleri karşısında oluşturulmalı ve test edilmelidir.

Bir bot, yalnızca bir demo senaryosunu başarıyla tamamladı diye üretim ortamına hazır olduğu anlamına gelmez.

Testler hem teknik uygulamayı hem de iş sonuçlarını doğrulamalıdır.

Bot bir faturayı başarıyla işlese bile yanlış vergi kuralını uygularsa, yazılım hatası olmasa bile otomasyon başarısız olmuş demektir.

Ekipler ayrıca kurtarma davranışını da test etmelidir. Bir ERP sistemi bir işlem yarıda kesildiğinde, botun yeniden deneme, duraklatma, işlemi geri alma veya vakayı bir çalışana yönlendirme seçeneklerinden hangisini seçeceğini bilmesi gerekir.

Küçük başlayın ve kademeli olarak büyütün.

RPA programları genellikle yönetilebilir, ölçülebilir iş akışlarıyla başlamalı ve geliştirme, operasyon ve yönetişim uygulamaları kanıtlandıktan sonra genişletilmelidir.

İlk projeler, kuruluşların dokümantasyon, test, güvenlik, sahiplik, dağıtım, izleme ve destek konularında standartlar oluşturmasına yardımcı olur.

Çok hızlı ölçeklendirme, tutarsız geliştirme uygulamalarına sahip yüzlerce kırılgan botun ortaya çıkmasına neden olabilir.

SAP, kuruluşlar yüzlerce veya binlerce otomatikleştirilmiş iş akışını yönetmeye doğru ilerledikçe ölçeklenebilirliğin önemli bir planlama konusu haline geldiğini belirtiyor.

Dolayısıyla amaç, mümkün olan en fazla sayıda bot üretmek değil, tekrarlanabilir otomasyon yeteneği geliştirmek olmalıdır.

Yönetişimi ve Mükemmeliyet Merkezini Kurun

RPA yönetişimi, otomasyonların nasıl seçileceğini, geliştirileceğini, güvenliğinin sağlanacağını, test edileceğini, onaylanacağını, devreye alınacağını, izleneceğini, değiştirileceğini ve nihayetinde kullanımdan kaldırılacağını tanımlar.

Daha büyük kuruluşlar, standartları, mimariyi, yeniden kullanılabilir bileşenleri, eğitimi, sahipliği ve performans ölçümünü koordine etmek için bir Otomasyon Mükemmeliyet Merkezi kurabilirler.

Yönetişim, bireysel departmanların çakışan işlevlere veya aşırı erişim izinlerine sahip kontrolsüz botlar oluşturmasını engeller.

Ayrıca, gelecekteki projeler test edilmiş bileşenleri, güvenlik modellerini, dokümantasyonu ve operasyonel uygulamaları yeniden kullanabileceği için ölçeklendirmeyi daha ekonomik hale getirir.

RPA'nın Zorlukları ve Sınırlamaları Nelerdir?

RPA'nın başlıca zorlukları arasında zayıf süreç tasarımı, kullanıcı arayüzü kırılganlığı, tutarsız veya yapılandırılmamış veriler, istisna yönetimi, bakım, güvenlik, yönetişim, kurumsal benimseme ve değişen kurumsal sistemler genelinde çok sayıda botun ölçeklendirilmesindeki zorluk yer almaktadır.

SAP özellikle, kullanıcı arayüzü değişikliklerinin otomasyonları aksatabileceğini, istisnai durumların sıklıkla insan müdahalesi gerektirdiğini ve kurumsal ölçeklendirmenin yönetişim ve entegrasyon zorlukları yarattığını belirtiyor.

Kötü Tasarlanmış Süreçler

Kötü tasarlanmış süreçler, otomasyondan sonra bile verimsiz kalmaya devam eder.

Bir şirket, sekiz adımlı bir iş akışını otomatikleştirerek işlem süresini önemli ölçüde azaltabilir, ancak daha sonra bu adımlardan üçünün baştan beri gereksiz olduğunu keşfedebilir.

Bu nedenle RPA, süreç analizinin yerini almak yerine onu takip etmelidir.

Ekipler, her bir alanın, onay sürecinin, devir teslimin, elektronik tablonun ve sistem etkileşiminin neden var olduğunu sorgulamalı ve ardından bunları otomatik olarak yeniden üretmelidir.

En değerli sonuç, bir işlem adımını otomatikleştirmekten ziyade ortadan kaldırmak olabilir.

Bu nedenle, özellikle birden fazla departmanı kapsayan iş akışları için, bot geliştirmeden önce süreç keşfi ve optimizasyonu yapılmalıdır.

Otomasyonun Ölçeklendirilmesinde Zorluk

Organizasyonlar birkaç bottan, birden fazla ekip ve iş sisteminde yüzlerce iş akışına geçtikçe, RPA'yı yönetmek daha da zorlaşıyor.

Automation Anywhere, RPA'yı ölçeklendirirken dikkate alınması gereken hususlar arasında süreç keşfi, veri, yönetişim, bakım ve dayanıklılığı sıralar.

Standardizasyon olmadan, farklı ekipler bağımsız olarak benzer botlar geliştirebilir, tutarsız güvenlik uygulamaları kullanabilir, entegrasyonları tekrarlayabilir ve merkezi BT'nin desteklemesi zor iş akışları oluşturabilir.

Ölçeklendirme, mimari, orkestrasyon, yeniden kullanılabilir bileşenler, adlandırma standartları, dokümantasyon, sahiplik, izleme, değişiklik yönetimi ve yaşam döngüsü yönetimi gerektirir.

Yapılandırılmamış veya Tutarsız Veriler

Yapılandırılmamış ve tutarsız veriler, geleneksel RPA'yı sınırlandırır çünkü botlar, girdiler tahmin edilebilir ve açıkça tanımlanmış olduğunda en iyi performansı gösterir.

Serbest biçimli e-postalar, taranmış sözleşmeler, fotoğraflar, el yazısıyla doldurulmuş formlar, uzun belgeler ve tutarsız elektronik tablolar, tamamen kural tabanlı iş akışları için zorluklar yaratabilir.

Yapay zeka teknolojileri, bu girdileri daha yapılandırılmış bilgilere dönüştürmeye yardımcı olabilir.

Ancak, tam otomasyondan önce veri çıkarma doğruluğu ölçülmelidir. Eğer bir yapay zeka modeli finansal bir alanda yalnızca %90 oranında güvenilir ise, kuruluşların işlemin devam edip etmeyeceğine veya bir insana yönlendirilip yönlendirilmeyeceğine dair kurallara ihtiyacı vardır.

Belirsizliğin otomasyonu, kesin verilerin otomasyonundan farklı kontrol mekanizmaları gerektirir.

Uygulama ve Arayüz Değişiklikleri

İş akışları ekran öğelerine, gezinme sıralarına, etiketlere, pencere konumlarına veya diğer arayüz davranışlarına bağlı olduğunda, uygulama ve arayüz değişiklikleri RPA botlarının çalışmasını bozabilir.

SAP, bu bağımlılığı bir bakım zorluğu olarak vurguluyor çünkü nispeten küçük uygulama değişiklikleri bile kullanıcı arayüzüne dayalı botları bozabilir.

Daha sağlam otomasyon, istikrarlı öğe seçicileri, uygun yerlerde API'leri, kontrollü uygulama sürümlerini, regresyon testlerini ve izlemeyi kullanır.

Kuruluşlar ayrıca planlanan yazılım güncellemelerini otomasyon ekiplerine iletmelidir, böylece üretimde değişiklikler gerçekleşmeden önce botlar test edilebilir.

Bakım ve Bot Dayanıklılığı

RPA, iş kuralları, yazılım sistemleri, kimlik bilgileri, veri formatları, işletim sistemleri ve organizasyonel gereksinimler değiştiği için sürekli bakım gerektirir.

Dolayısıyla, üretim aşamasındaki bir botun tanımlanmış bir sahibi ve destek modeli olmalıdır.

Takımların bilmesi gerekenler:

• Arıza uyarılarını kimler alıyor?
• İş akışını kim değiştirebilir?
• Bir değişiklik nasıl test edilir?
• Sürümler nasıl yönetiliyor?
• Bakım çalışmaları sırasında neler oluyor?
• Bir bot nasıl emekliye ayrılır?

Dayanıklılık, arızalar başladıktan sonra eklenen bir şey değil, tasarımın bir parçasıdır. Kritik otomasyonlar, yeniden denemeler, kuyruk kurtarma, yinelenen kayıt önleme, kontrol noktaları, yedekleme mantığı ve insan müdahalesi gerektirebilir.

Güvenlik, Uyumluluk ve Yönetişim

RPA, botların hassas kurumsal sistemlere ve verilere erişim gerektirmesi nedeniyle güvenlik riskleri oluşturabilir.

Maaş veya ödeme işlemleri için kullanılan bir bot, şifreleri güvenli olmayan bir komut dosyasında saklamamalı veya paylaşılan bir yönetici hesabı kullanmamalıdır.

Kurumsal programlar, en düşük ayrıcalık ilkesine dayalı izinler, merkezi kimlik bilgisi yönetimi, şifreleme, denetim kayıtları, kontrollü dağıtım, ortam ayrımı ve onay iş akışlarını uygulamalıdır.

UiPath, rol tabanlı erişim, denetlenebilirlik, merkezi yönetim ve yönetişimi önemli platform yetenekleri olarak tanımlamaktadır.

RPA'nın, eylemleri daha özerk bir şekilde başlatabilen yapay zeka ajanlarıyla bağlantılı olması durumunda güvenlik daha da önem kazanır.

Otomasyona Karşı Örgütsel Direnç

Çalışanların otomasyonu bir tehdit olarak görmesi, süreç yeniden tasarımından dışlanması veya ortaya çıkan iş akışlarına güvenmemesi durumunda, kurumsal direnç RPA başarısını sınırlayabilir.

Sürece en yakın olan çalışanlar, belgelerde yer almayan sıra dışı durumları genellikle bilirler.

Bu nedenle, otomasyon keşif sürecine bunların dahil edilmesi hem teknik doğruluğu hem de benimsenmeyi artırabilir.

Şirketler ayrıca otomasyon sonrasında sorumlulukların nasıl değişeceğini de açıklamalıdır. Tekrarlayan görevler ortadan kalktığında, çalışanların bunların yerini alacak daha yüksek değerli işler konusunda netliğe ihtiyaçları vardır.

RPA uygulaması kısmen bir teknoloji projesi, kısmen de bir süreç ve değişim yönetimi projesidir.

Robotik Süreç Otomasyonunun Geleceği Nedir?

Robotik süreç otomasyonunun geleceği, tek başına çalışan ve izole ekran işlemlerini otomatikleştiren botlardan ziyade, yapay zeka destekli iş akışlarına, ajan tabanlı otomasyona, uçtan uca orkestrasyona, esnek entegrasyonlara, daha güçlü yönetişime ve insan gözetimine giderek daha fazla bağlıdır.

UiPath ve Automation Anywhere, RPA'yı yapay zeka tarafından ortadan kaldırılacak bir teknoloji olarak değil, daha geniş yapay zeka ve ajan tabanlı otomasyon mimarilerinin içinde bir yürütme katmanı olarak konumlandırıyor.

Yapay Zeka Destekli RPA

Yapay zekâ destekli RPA, geleneksel kuralların verimli bir şekilde yorumlayamadığı belgeler, dil, görüntüler, sınıflandırma, tahmin ve diğer bilgileri içeren süreçlere otomasyonu genişletecektir.

Temel mimari genellikle yorumlamayı uygulamadan ayırır.

Yapay zeka, bilginin ne anlama geldiğini belirleyebilirken, RPA onaylanmış çıktılara dayalı olarak kontrollü sistem eylemleri gerçekleştirir.

Bu, güvenilirliğin önemli olduğu durumlarda belirleyici yürütmeyi korurken daha esnek otomasyon yaratır.

Buradaki dezavantaj yönetişimdir. Yapay zeka modelleri belirsiz veya yanlış sonuçlar üretebilir, bu nedenle kuruluşlar güven eşikleri belirlemeli, gereksinimleri gözden geçirmeli, kayıt tutmalı, izleme ve geri alma prosedürleri uygulamalıdır.

Ajanlı Süreç Otomasyonu

Yapay zekâ ajanlarını planlama ve karar verme yeteneğiyle birleştirerek güvenilir dijital eylemleri gerçekleştirebilen RPA botlarını kullanan ajan tabanlı süreç otomasyonu, bu alanda öncü bir yaklaşımdır.

Automation Anywhere, RPA'yı, ajanların ve daha geniş otomasyon sistemlerinin kurumsal uygulamalar genelinde görevleri tamamlamak için çağırabileceği temel bir yürütme mekanizması olarak tanımlıyor.

Örneğin, bir temsilci gelen bir siparişi analiz edebilir, politika koşullarını değerlendirebilir, işlemin devam edebileceğine karar verebilir ve bir RPA botuna ERP sisteminde işlemi oluşturması talimatını verebilir.

Ajan uyarlanabilir akıl yürütme sağlar, RPA ise öngörülebilir uygulama etkileşimini gerçekleştirir.

Şirketler, olasılıksal modellere hassas sistemlere kontrolsüz erişim izni vermeden daha akıllı otomasyon istedikçe, bu ayrım giderek daha önemli hale gelebilir.

Uçtan Uca Süreç Orkestrasyonu

Uçtan uca orkestrasyon, RPA, API'ler, yapay zeka, iş kuralları, insanlar ve uygulamaları tüm iş süreci boyunca koordine eder.

Geleneksel RPA projeleri genellikle tek tek görevleri otomatikleştirir. Geleceğin mimarileri ise giderek siparişten tahsilata, hasar işlemlerine, çalışan oryantasyonuna veya müşteri hizmetleri çözümüne kadar uzanan tam sonuçlara odaklanmaktadır.

UiPath, orkestrasyonu daha uzun ve karmaşık iş akışlarında robotları, yapay zeka ajanlarını ve insanları koordine etmek olarak tanımlar.

Bunun faydası, parçalanmanın azalmasıdır. Kuruluşlar, birbirinden bağımsız düzinelerce botu yönetmek yerine, bir işlemin tüm yaşam döngüsü etrafında otomasyon kaynaklarını koordine edebilirler.

Daha Otonom Kurumsal Otomasyon

Sistemlerin olayları giderek daha fazla algılaması, bilgileri analiz etmesi, sonraki adımları belirlemesi, işlemleri gerçekleştirmesi, sonuçları izlemesi ve rutin istisnaları çözmesiyle birlikte, kurumsal otomasyon daha da otonom hale gelecektir.

Ancak daha fazla özerklik, insanları her süreçten tamamen çıkarmak anlamına gelmez.

Olağanüstü durumlar, hassas onaylar, politika kararları, hesap verebilirlik, müşteri ilişkileri ve önemli mali veya hukuki sonuçları olan kararlar için insan faktörü önemini korumaktadır.

Dolayısıyla mühendislik açısından asıl zorluk, özerkliğin nerede değer yarattığına ve insan kontrolünün nerede zorunlu kalması gerektiğine karar vermektir.

Otomasyon mimarisi, kendi başına maksimum özerkliği hedeflemek yerine, iş riskini yansıtmalıdır.

Daha Güçlü Yönetişim ve İnsan Gözetimi

RPA, yapay zeka ve otonom ajanların kurumsal sistemlere daha geniş erişim kazanmasıyla birlikte, yönetişim ve insan gözetimi daha da önem kazanacaktır.

Kuruluşların şu sorulara cevap verebilmesi gerekir:

• Bu iş akışını tetikleyen neydi?
• Hangi veriler kullanıldı?
• Kararı hangi sistem veya model verdi?
• Bu işlemi hangi bot gerçekleştirdi?
• Hassas işlemleri kim onayladı?
• Hangi istisnalar meydana geldi?
• Bu işlem geri alınabilir mi?

UiPath, modern otomasyon platformlarının önemli özellikleri olarak yönetişim, denetlenebilirlik, merkezi yönetim ve kontrollü yürütmeyi vurgulamaktadır.

Otomasyon ne kadar güçlü hale gelirse, izlenebilirlik ve hesap verebilirlik de o kadar değerli hale gelir.

SSS

RPA ile Yapay Zeka Arasındaki Fark Nedir?

RPA ve yapay zeka arasındaki fark, RPA'nın önceden tanımlanmış süreç kurallarını izlemesi, yapay zekanın ise verileri yorumlaması, kalıpları tanıması, modellerden öğrenmesi veya kararlar üretmesidir. RPA, veri kopyalama veya ERP kayıtlarını güncelleme gibi deterministik görevler için uygundur; yapay zeka ise belge sınıflandırması veya dil analizi gibi daha az yapılandırılmış işleri üstlenir. IBM, RPA'yı süreç odaklı ve akıllı otomasyon olarak tanımlarken, makine öğrenimi, doğal dil işleme ve bilgisayar görüşü eklenmesini de akıllı otomasyon olarak nitelendirir. Birçok sistemde, yapay zeka girdiyi yorumlar ve RPA onaylanan eylemi gerçekleştirir.

RPA mı yoksa Python mı daha iyi?

Ne RPA ne de Python evrensel olarak daha iyi değildir. RPA, özellikle orkestrasyon, kimlik bilgisi yönetimi, kullanıcı arayüzü otomasyonu, izleme ve yönetişim gerektiğinde, masaüstü ve kurumsal uygulamalar genelinde düşük kodlu iş süreç otomasyonu için genellikle daha iyidir. Python, API'ler, algoritmalar, veri işleme, makine öğrenimi ve özel entegrasyonlar için daha fazla esneklik sağlar, ancak daha güçlü programlama ve dağıtım becerileri gerektirir. Karmaşık kurumsal otomasyon için ikisi birbirini tamamlayabilir: Python özel işlemleri gerçekleştirebilirken, bir RPA platformu iş sistemleri genelinde iş akışı yürütmesini kontrol edebilir.

Robotik Süreç Otomasyonu ile Akıllı Otomasyon Arasındaki Fark Nedir?

Robotik süreç otomasyonu (RPA), geleneksel RPA'nın yapılandırılmış, kural tabanlı görevleri yürütmesi, akıllı otomasyonun ise makine öğrenimi, doğal dil işleme, bilgisayar görüşü ve belge anlama gibi yapay zeka teknolojilerini eklemesi nedeniyle akıllı otomasyondan farklıdır. RPA, bilinen fatura değerlerini bir ERP sistemine girebilirken, akıllı otomasyon öncelikle bu değerleri farklı fatura düzenlerinden belirleyebilir. IBM, akıllı otomasyonu, iş akışlarının daha değişken girdileri ve kararları ele almasına olanak tanıyan, yapay zeka yeteneklerine sahip bir RPA uzantısı olarak tanımlar.

RPA Araçları Nelerdir?

RPA araçları, yazılım botlarını oluşturmak, dağıtmak, çalıştırmak, planlamak, izlemek, güvenliğini sağlamak ve yönetmek için kullanılan yazılım platformlarıdır. Modern robotik süreç otomasyon araçları tipik olarak görsel geliştirme, kullanıcı arayüzü otomasyonu, API'ler, bağlantı elemanları, iş akışı düzenlemesi, kuyruklar, kimlik bilgisi yönetimi, analitik, test ve yönetişim sağlar. Kurumsal platformlar ayrıca yapay zeka ve belge işleme yeteneklerini de içerebilir. Araçları karşılaştırırken, işletmeler yalnızca lisans fiyatına göre seçim yapmak yerine uygulama uyumluluğu, güvenlik, dağıtım modeli, ölçeklenebilirlik, bakım, düzenleme, yapay zeka entegrasyonu ve toplam yaşam döngüsü maliyetini değerlendirmelidir.

Bankacılık Sektöründe Robotik Süreç Otomasyonu Nedir?

Bankacılıkta robotik süreç otomasyonu (RPA), müşteri kaydı, hesap yönetimi, kredi belgesi kontrolleri, mutabakat, düzenleyici raporlama, işlem işleme ve veri aktarımı gibi tekrarlayan finansal süreçleri otomatikleştirmek için yazılım botları kullanır. Automation Anywhere, müşteri kaydı, kredi işleme ve uyumluluk raporlamasını yaygın finansal hizmet RPA uygulamaları olarak tanımlar. Bir satıcının vaka raporuna göre, yapay zeka destekli otomasyon kullanılarak 14 günde 40,000'den fazla belge işlenmiştir, ancak bireysel sonuçlar değişiklik gösterebilir. Bankacılık uygulamaları güçlü erişim kontrolü, denetim izleri, istisna yönetimi, güvenlik ve insan gözetimi gerektirir.

Sonuç

Robotik süreç otomasyonu (RPA), uygulamalar genelinde tekrarlayan, kural tabanlı dijital görevleri yürütmek için yazılım botları kullanır; bu da onu yapılandırılmış veriler ve öngörülebilir kararlar içeren istikrarlı, yüksek hacimli iş akışları için özellikle etkili kılar. Başarılı RPA, doğru süreci seçmeye, otomasyondan önce basitleştirmeye, uygun yazılımı seçmeye, istisnaları yönetmeye, yatırım getirisini ölçmeye ve program ölçeklendikçe güvenlik ve yönetişimi sürdürmeye bağlıdır.

TiRapid'de uzmanlığımız, yazılım tabanlı RPA yerine fiziksel otomasyon için hassas üretim alanındadır. Robotik, otomatik ekipmanlar, elektronik, yarı iletken sistemler ve endüstriyel makinelerde kullanılan özel bileşenler için hassas CNC işleme ve üretim hizmetleri sunuyoruz; bu hizmetler arasında CNC frezeleme, CNC tornalama, 5 eksenli işleme, mühendislik malzemeleri, yüzey işleme ve boyut kontrolü yer almaktadır.